Da norske helsemyndigheter i begynnelsen av mars slo alarm om en «truende mangelsituasjon» for smittevernutstyr over hele landet, ble det starten på en svært intens arbeidsperiode for ansatte i helseforetaket Sykehusinnkjøp.

En egen innsatsgruppe på 14 personer fikk i oppdrag fra Helse Sør-Øst å skaffe munnbind, smittevernfrakker, hansker og åndredrettsvern slik at norske helsearbeidere kunne beskytte seg mot koronaviruset og en epidemi med potensial til å sprenge kapasiteten ved sykehusene.

Fra andre uke i mars til langt over påske pågikk et nær døgnkontinuerlig arbeid som så langt har resultert i kjøp av smittevernutstyr til over 990 millioner kroner – i et vanlig år handler Sykehusinnkjøp for rundt fem prosent av samme sum.

I denne artikkelen forteller lederen for innsatsgruppa i Sykehusinnkjøp om hvordan…

  • … kjøpsbeslutninger i millionklassen ble tatt på svært hurtig timesbasis heller enn i ordinære og tidkrevende anbudsprosesser.
  • … arbeidsdagene kunne på det meste telle 18-20 timer med opptil 3-400 e-post-henvendelser, der de fleste kom fra private og til dels ukjente aktører som Sykehusinnkjøp ble avhengig av å bruke for å skaffe utstyr.
  • … velkjente og etablerte leverandører av smittevernutstyr klarte verken å levere stort nok volum eller hurtig nok, slik at ukjente selskaper som til vanlig driver med import av moteklær eller sportsutstyr fra Kina ble avgjørende.
  • … seks personer jobbet fulltid for å sile totalt 5800 henvendelser som skapte «mye støy» i det prekære innkjøpsarbeidet – enkelte kom fra aktører som teamlederen for innsatsgruppa omtaler som både «frekke og useriøse».

– Jeg har aldri i hele mitt liv jobbet så intensivt. Og jeg har heller aldri følt at det jeg gjør har vært mer viktig og mer givende, sier Øystein Roll til Filter Nyheter.

Han er kategorisjef for medisinske forbruksvarer i Sykehusinnkjøp og har siden 16. mars vært leder for gruppa som ble satt til å handle smittevernutstyr til landets sykehus og kommuner.

– I dag vet vi at helsepersonell i Norge har hatt nok smittevernutstyr til å møte pasienter med smitte hele veien. Men det var ikke alltid gitt at det skulle bli sånn, sier Roll.

  • Denne artikkelen er blitt til i samarbeid mellom Filter Nyheter og Senter for undersøkende journalistikk (SUJO) ved Universitetet i Bergen.
  • Har du tips om kjøp og salg av smittevernutstyr? Ta kontakt via Signal på 977 23 052 (Jonas Skybakmoen).

«Ikke umiddelbart veldig bekymret for smittevernutstyr»

Allerede i januar meldte det seg en bekymring for hvilke konsekvenser covid 19-utbruddet i Kina kunne få for tilgangen på ulike medisinske forbruksvarer internasjonalt, forteller Roll. Flere produksjonsfabrikker i landet hadde stengt.

Øystein Roll i Sykehusinnkjøp.

Norge kunne komme til å mangle både operasjonsoppdekning, kompresser og andre medisinske forbruksvarer produsert i Kina dersom vareforsyningen stoppet opp:

– Men vi var ikke umiddelbart veldig bekymret for smittevernutstyr. Dette var i influensasesongen. Hvert år bygger vi opp et beredskapslager av smittevernutstyr fra uke 40. Vi hadde ganske god beholdning på dette lageret, sier Roll.

28. januar fikk imidlertid en divisjon i Sykehusinnkjøp beskjed fra ledelsen i Helse Sør-Øst om å bidra i arbeidet med å øke beredskapslageret tilsvarende tre måneders høysesongforbruk – og igangsatte innkjøp for å nå dette målet.

Den 26. februar fikk den samme divisjonen et særskilt ansvar for dette i hele Sykehusinnkjøp. Og plutselig sa det «pang», forteller teamlederen.

Den 16. mars ble Sykehusinnkjøp satt i rød beredskap med «mobilisering av betydelige ressurser og omlegging av drift» for å skaffe kritisk utstyr til Norge. Helseforetaket etablerte et eget nasjonalt team som på det meste besto av 14 personer. Teamet skulle utelukkende jobbe med kjøp av smittevernutstyr – og arbeidet ble koordinert av Helse Sør-Øst.

Ordinære anbudsprosesser som gjerne kan strekke seg over seks til åtte måneder ble erstattet av daglige beslutningsmøter der teamleder Øystein Roll og administrerende direktør Kjetil Istad la fram anbefalte kjøp til Helse Sør-Øst-ledelsen og kunne få godkjenning på timen.

5800 henvendelser fra ulike leverandører

Den korte beslutningsprosessen skulle sikre at leverandørene fikk avtaler med kinesiske fabrikker, som hadde nok av beilere: Flere land deltok i en intens konkurranse om de samme varene og den samme produksjonskapasiteten – og historier om «amerikanere med kofferter fulle av dollar» utenfor fabrikkdørene begynte å svirre.

Det gjorde ikke saken bedre at kinesiske myndigheter innførte et generelt eksportforbud for å dekke et nasjonalt behov for det samme smittevernutstyret og at bare et fåtall fabrikker ble «hvitelistet» og godkjent for eksport.

Samtidig opplevde Sykehusinnkjøp her hjemme at cirka ti velkjente leverandører ikke klarte å skaffe produkter som munnbind, smittevernfrakker og åndedrettsvern hurtig nok. Dette gjorde det helt nødvendig å inngå avtaler med «nye» og hittil ukjent aktører med kontakter i det kinesiske markedet.

Etter at helseminister Bent Høie (H) i begynnelsen av mars ba norsk næringsliv om hjelp til å skaffe smittevernutstyr, viser offentlige postlister at ulike departementer, direktorater og andre mottok svært mange henvendelser.

Flere av disse ble henvist videre til Sykehusinnkjøp, som den 6. mars opprettet en egen e-post-adresse for aktører som ville tilby smittevernutstyr. Totalt har helseforetaket mottatt i underkant av 5800 henvendelser til denne adressen eller andre systemer i forbindelse med koronaepidemien – der de aller fleste har kommet fra leverandører og cirka én tredel har handlet om smittevernutstyr.

I Sykehusinnkjøp jobbet seks personer fulltid med å registrere, vurdere, avslå eller prioritere de ulike henvendelsene, som ofte talte 3-400 i døgnet.

– Dette var en kanal med mye støy, der vi også ble utsatt for flere svindelforsøk. Samtidig var det nøkkelen til å komme i kontakt med nye leverandører, sier Roll.

Sikret avtaler gjennom natta – måtte godkjennes i løpet av timer

Flere av de nye leverandørene som meldte seg hadde erfaring med å importere varer som moteklær eller sportsutstyr fra Kina, men hadde aldri handlet smittevernutstyr. At flere kinesiske fabrikker la om produksjonen under koronakrisen, gjorde imidlertid at de norske importørene fikk tilgang på medisinsk utstyr.

Filter Nyheter har vært i kontakt med ett av selskapene som ble en viktig leverandør for Sykehusinnkjøp i mars og videre gjennom våren.

Totalt har dette selskapet handlet over én million smittevernfrakker til en samlet verdi av mellom 100 og 200 millioner kroner fra fabrikker i Shanghai til Sykehusinnkjøp og norske myndigheter.

Gründeren i selskapet forteller om svært intensive arbeidsdager og uker med lite søvn, der det hele tiden var prekært å sikre avtaler med fabrikker, innhente dokumentasjon og nødvendige sertifikater på utstyret som skulle fremstilles og bekrefte ordre overfor produsenter med svært korte tidsfrister grunnet ekstrem konkurranse.

Ofte foregikk arbeidet på natta: Selskapet hadde en egen agent i Kina, som når fabrikkene åpnet i 01-tiden norsk tid hadde ansvaret for å «scanne markedet» og sikre produksjonskapasitet hos fabrikker med eksporttillatelse.

Videre ble det brukt timer på å innhente nødvendig dokumentasjon og sertifikater på de ulike produktene som skulle produseres. Det ble også forhandlet på pris – og klargjort tilbud til Sykehusinnkjøp.

Ofte så tidlig som i 05-tiden om morgenen kunne Sykehusinnkjøp igjen bli kontaktet med informasjon om hva som var mulig å skaffe og hva det ville koste.

Tidsvinduet var vanligvis svært lite: Fabrikkene ønsket en endelig avklaring innen de stengte i 10-11-tiden på formiddagen norsk tid.

De kinesiske fabrikkene krevde også forskuddsbetaling på opptil 50-60 prosent av totalsummen. Sykehusinnkjøp betalte konsekvent ikke ut forskudd – det gjaldt for alle avtaler – noe som gjorde at de private leverandørene måtte finne denne kapitalen selv gjennom investorer.

Sykehusinnkjøp og Helse Sør-Øst hadde på sin side et fast beslutningsmøte klokken 19 hver kveld, men arbeidet var minst like intenst som hos de private leverandørene.

Leverandørhenvendelser som virket troverdige og der utstyret så ut til å holde høy nok kvalitet, ble sammenstilt som saker til teamleder Øystein Roll. Han vurderte dokumentasjonen, stilte oppklaringsspørsmål og gjorde seg kjent med om tilbudene kunne vente på ordrebekreftelse til kveldsmøtet.

– Ofte var imidlertid svarfristen på bare noen timer. Jeg sammenstilte en e-post med informasjonen som lå til grunn for tilbudene og videresendte dette med en anbefaling om godkjenning til ledelsen i Helse Sør-Øst, sier Roll.

«Aktører som ble avvist, kunne bli ufine»

Han forteller om arbeidsdager på nær 18 timer fra hjemmekontor eller Sykehusinnkjøps lokaler i Drammen, der medlemmene av innsatsgruppa var de eneste som fikk være til stede. I de mest hektiske periodene mottok Roll også mange direktehenvendelser, både via telefon og e-post.

– Det kunne være alt fra tekstmeldinger fra en kommune på desperat jakt etter smittevernutstyr til telefoner fra leverandører som var ute etter et salg. Jeg kunne få 50 anrop i løpet av en dag og vurderte på et tidspunkt å skaffe et nytt telefonnummer. På det meste var det også 2-300 e-poster i døgnet, sier Roll.

Han mener flere av leverandørene som tok kontakt var lite profesjonelle:

– For oss som jobber i en seriøs og regulert bransje, ble det et litt sjokkartet møte med flere aktører som fremsto både useriøse og frekke i kommunikasjonen. Aktører som ble avvist, kunne bli ufine. Noen mente at vi «satt på vår høye hest». Alle henvendelsene ble vår største utfordring der og da – det forstyrra oss i å gjøre arbeidet vårt så godt vi kunne, sier han.

Siden 16. mars har imidlertid Sykehusinnkjøp inngått 120 nasjonale kontrakter om levering av smittevernutstyr. Hittil er det kommet munnbind, smittevernfrakker, hansker, åndedrettsvern og lignende utstyr til Norge verdt 990 millioner kroner.

Dimensjonene er svært store: På vegne av de regionale helseforetakene handler Sykehusinnkjøp vanligvis medisinske forbruksvarer for cirka én milliard i løpet at et normalår, der smittevernutstyr bare utgjør rundt fem prosent av verdien.

Gradvis har også de mer etablerte leverandørene klart å levere større volum av smittevernutstyr, forteller Roll.

Nylig utlyste Sykehusinnkjøp i tillegg en anbudskonkurranse for levering av 20 millioner munnbind. Tilbudsfristen er forkortet til 15 dager. Og over sommeren vil en tilsvarende anbudskonkurranse på munnbind bli utlyst. Til sammenligning bruker norske sykehus i en normalsituasjon cirka 6-7 millioner munnbind i året.

– Jeg forstår jo dem som under krisen spurte om «hvorfor vi ikke har et større beredskapslager». Men jeg skulle likt å se den politikeren som på forhånd hadde argumentert for at vi trenger et pandemilager tilsvarende opp mot 50 års forbruk på enkelte produkter, sier Roll.


Nå satser vi!

Rundt 1500 av dere har valgt å støtte Filter hver måned og få vårt nye magasin i posten. Takk! Vi ønsker nå å utvide vår redaksjon med en ny journalist, og det er her du kommer inn.

Når vi når 2000 månedlige støttespillere vil vi ansette en journalist som skal dekke helse og vitenskap på Filter-måten. Det betyr at du kan være med å ansette den journalisten samtidig som du får Filter på papir!

For 100,- kroner i måneden får du Filter Magasin rett hjem i postkassa 11 ganger i året. Ønsker du å donere årlig koster det 900,- kroner. Bare klikk på et av valgene under så blir det hele gjort med Vipps. Samtidig godtar du våre kjøpsvilkår.

Bli abonnent i dag, og hjelp oss nå målet! Om du allerede er abonnent og verver en venn sender vi deg en Filter t-skjorte som takk. Alt du trenger å gjøre er å få din venn til å sende oss en mail så sender vi den til deg.

Du kan også støtte Filter ved å vippse et valgfritt beløp til 514053. Les mer her. 

Meld deg på Filters nyhetsbrev

Det er gratis og inneholder en forklaring av det Filter-journalistene mener er dagens viktigste nyhetssaker i inn- og utland. Ellers som for eksempel forlegger og forfatter Anders Heger sier det: «Filter Nyheter har det suverent beste grepet om hvilke nyheter som teller, og hvilke som er unødig støy». Meld deg på her.

Stjel artiklene våre

Filter Nyheter vil gjerne at du, helt gratis, republiserer våre artikler og tegninger/grafikker. Grundig, faktaorientert journalistikk har aldri vært viktigere.

Alt du trenger å gjøre er å sende e-post til [email protected] der du informerer om hvor innholdet skal publiseres. Vi svarer deg så fort som mulig. Les mer her.